Karayolu Taşıma Yönetmeliği ve 561/2006 sayılı AB Mevzuatı uyarınca, dijital takografla donatılmış araçları işleten tüm taşımacı firmalar, takograf cihazı hafızasındaki ve sürücü kartlarındaki verileri yasal olarak belirlenen sürelerde düzenli indirmek, şifrelenmiş biçimde arşivlemek ve olası resmi denetimlerde yetkili makamlara ibraz etmekle yükümlüdür. Veri indirme periyotlarının aksatılması, tek bir araç için binlerce Euro para cezası ile sonuçlanabilmektedir.
1. Yasal Veri İndirme Periyotları
Mevzuat iki farklı veri kaynağı için kesin zaman sınırları çizmiştir:
- Sürücü Kartı Verisi: Sürücünün dijital takograf kartında biriken veriler en geç her 28 günde bir indirilmelidir.
- Araç Takograf Cihazı Hafızası: Aracın kendi takograf beyninde saklanan veriler en geç her 90 günde bir şirket kartı (Company Card) takılarak indirilmelidir.
- İstisnai Haller: Bir sürücü işten ayrıldığında, araç satıldığında veya takograf cihazı serviste değiştirildiğinde son indirme işlemi derhal yapılmalıdır.
2. DDD Dosyalarının Hukuki Niteliği ve 1 Yıl Saklama Zorunluluğu
İndirilen veriler üreticiye göre .DDD, .V1C, .TGD gibi şifreli dijital imza taşıyan dosya formatlarındadır:
Firmalar bu ham dijital dosyaları kronolojik sırada ve üzerinde hiçbir değişiklik yapılmaksızın en az 1 yıl (bazı ülkelerde 2 yıl) boyunca güvenli bir ortamda saklamak zorundadır. Yetkili bakanlık müfettişleri geriye dönük denetim yaptığında dosyaların eksiksiz sunulması şarttır.
3. Uzaktan Takograf Verisi İndirme (Remote Download)
Geleneksel yöntemde araçların veri indirmek için merkez garaja gelmesi ve manuel anahtar cihazlarla işlem yapılması gerekiyordu. Modern telemetri sistemlerinde ise Uzaktan İndirme (Remote Download) modülü sayesinde:
- Ofiste sunucuya bağlı duran şirket kartı üzerinden araç yoldayken GSM şebekesiyle takografa bağlanılır.
- Sürücünün müdahalesine gerek kalmaksızın her 28 günde bir kart verisi, her 90 günde bir araç verisi arka planda otonom olarak indirilir ve buluta yedeklenir.
- Böylece unutma ve yasal süre aşımı riski tamamen sıfırlanır.